Huoneistotietojärjestelmä – näin se toimii

Huoneistotietojärjestelmä kerää kaikkien taloyhtiöiden ja osakehuoneistojen tiedot yhteen sähköiseen rekisteriin. Paperisista osakekirjoista on alettu luopua vaiheittain vuoden 2019 alusta alkaen.

Kunhan rekisteri on valmis, samasta paikasta saa asuinhuoneistojen tiedot ja omistajamerkinnät helposti ja luotettavasti, mikä sujuvoittaa asuntokauppaa ja luotonantoa. Paperisia osakekirjoja ei enää tarvita.

Koska huoneistotietojärjestelmä kerää yhteen kaikki tiedot osakehuoneistoista, sitä kutsutaan myös osakehuoneistorekisteriksi. Osakehuoneistorekisteri on varhaisempi nimitys ja korvautunut nyt huoneistotietojärjestelmä-nimellä.

Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen tietokanta, jossa tulee olemaan tiedot kaikista osakehuoneistoista, niiden omistuksista ja panttauksista.

Uudet eli 1.1.2019 jälkeen perustetut taloyhtiöt kuuluvat automaattisesti huoneistotietojärjestelmän piiriin, eikä taloyhtiön tarvitse huolehtia asiasta erikseen.

Vuoden 2019 jälkeen perustetut taloyhtiöiden osakkeenomistajat siis enää saa paperisia osakekirjoja, vaan tiedot osakehuoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista ovat saman tien sähköisessä muodossa ja saadaan huoneistotietojärjestelmästä.

Ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden tiedot omistuksista ja panttauksista siirretään huoneistotietojärjestelmään kahdessa vaiheessa.

Jos taloyhtiö ei ole vielä siirtänyt osakeluetteloa huoneistotietojärjestelmään, osakkeen omistaja toimii asunto-osakkeensa asioissa paperiseen osakekirjaan kanssa aivan kuten ennenkin. Paperinen osakekirja käy edelleen esimerkiksi lainan vakuudeksi niin kauan, kunnes tiedot ovat sähköisessä järjestelmässä.

Asunto-osakkeen omistajan on haettava omistuksensa rekisteröintiä ja paperisen osakekirjan mitätöintiä kymmenen vuoden kuluessa siitä, kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään.

Panttauksen rekisteröintiä voi hakea vasta silloin, kun huoneistolla on sähköinen omistajamerkintä.

Hallintaoikeuden rajoituksen rekisteröintiä, esimerkiksi ulosmittaus tai lesken hallintaoikeus, voi kuitenkin hakea jo, kun taloyhtiö kuuluu huoneistotietojärjestelmään, vaikka huoneistolla ei vielä olisikaan sähköistä omistajamerkintää.

Huoneistotietojärjestelmään tallennetaan perustiedot

Omistuksen rekisteröinnissä tallennetaan henkilön nimi ja suomalainen henkilötunnus, jos sellainen on. Muussa tapauksessa tallennetaan nimen lisäksi syntymäaika, kansalaisuus ja kotiosoite.

Organisaatio-omistajasta tallennetaan toiminimi ja yhteisö- ja yritystunnus. 

Osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään on taloyhtiön lakisääteinen velvoite.

Ennen vuotta 2019 perustetut taloyhtiöt, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää, voivat tehdä siirron osakeluettelon siirtopalvelun avulla.

Jos taloyhtiö on palkannut isännöitsijän, tämä yleensä huolehtii osakeluettelon siirrosta. Siirron jälkeen vastuu osakeluettelon ylläpidosta siirtyy Maanmittauslaitokselle.

Osakkeenomistajalta Maanmittauslaitos perii rekisteröintimaksun huoneistotietojärjestelmään tehtävistä merkinnöistä, kuten omistuksen, panttauksen tai rajoituksen rekisteröinnistä.

Omia sähköisiä omistajamerkintöjä voi katsoa maksuttomasti Maanmittauslaitoksen asiointipalvelussa. Asiakaspalvelusta voi myös tilata osakehuoneistotulosteen, joka on verrattavissa kiinteistön lainhuuto- ja rasitustodistuksen yhdistelmään.